Monica Greens blogg

Tro mig, jag har lärt mig den hårda vägen efter dessa sex veckor av olika typer av distansmöten. Efter att ha gått på flera misstag men också deltagit i några riktigt bra distansmöten har jag fått en viss rutin. Naturligtvis har ni/vi alla blivit experter och jag är säker på att ni också har erfarenheter ni vill dela med er av. Ändå dristar jag mig till att ge några råd i all enkelhet.

1. Tänk på att alla deltagare har olika kort/lång erfarenhet av de tekniska lösningarna. Erbjud teknisk support i god tid före mötet och låt alla få testa sig fram tills det fungerar. Med andra ord ha tålamod och förbered val av teknisk lösning noga, mycket noga.
2. Planera in pauser och informera om det redan inledningsvis. Så i samband med kallelsen till mötet och inledningen av mötet ska innehålla informationen att det blir minst 5 minuters bensträckare per timme.
3. Ta bort bakgrundsljud. Det är inte ovanligt att bakgrundsljud plockas upp och hörs mer tydligt i distansmöten. Alla deltagare ska ha ljuder avstängt när de inte talar. Var också extra noga med att undvika ljud som kan göra det svårt att höra vad som sägs, till exempel stolar som skrapar eller deltagare som småpratar med varandra.
4. Alla deltagare bör ha en dator/Ipad/telefon och befinna sig i var sitt rum. Det kan bli rundgång, tjut och andra störande ljud som kan leda till irritation.
5. Håll en god ton, uppmuntra varandra, ta gärna ögonkontakt och ge positiv feedback till varandra. Givetvis är ordning och reda a och o. Det är till och med ännu viktigare att ha mötesdisciplin dvs begär ordet, vänta på din tur och håll korta anföranden. 
6. Tänk på ergonomin och sträck på dig. Se till att ha bra belysning utan motljus, och datorn/Ipaden ska placeras högt upp, alltså inte i knät.
7. Var förberedd genom att vara lika påläst som vanligt, ställ fram en kopp kaffe och ett glas vatten och koppla på ditt leende. Med en positiv grundinställning blir allt mycket lättare.

Med en mängd erfarenheter av digitala möten kommer vi ta med det bästa inför framtiden. Naturligtvis längtar vi alla efter fysiska möte men det kan också bli så att vissa av dessa digitala sätt att umgås och fatta beslut blir en del av vardagen även framgent.

Lycka till!